Privacyverklaring Solveire

1. Wie is verantwoordelijk?

Voor de verwerkingen waarbij Solveire zelf het doel en de middelen bepaalt, is Solveire de verwerkingsverantwoordelijke.

Solveire
Hordijk 163
3079 DG Rotterdam
Nederland
KvK: 64208958
E-mail: info@solveire.nl

2. Wanneer verwerken wij persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer u:

• onze website bezoekt;
• contact met ons opneemt of een projectaanvraag doet;
• een offerte, overeenkomst, abonnement of andere dienst afneemt;
• een account voor Solveire aanmaakt of het Platform gebruikt;
• een betaling doet of een betaalmandaat afgeeft;
• ondersteuning aanvraagt of met ons communiceert;
• namens een organisatie als gebruiker in een Solveire-omgeving werkt.

3. Welke persoonsgegevens kunnen wij verwerken?

Afhankelijk van uw contact met Solveire kunnen wij onder meer de volgende categorieën verwerken:

• naam, bedrijfsnaam en functie;
• adres- en vestigingsgegevens;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• account- en gebruikersgegevens;
• factuur-, abonnements- en betaalgegevens;
• gegevens die u zelf invult in formulieren, berichten of projectaanvragen;
• technische gegevens zoals IP-adres, browser- en apparaatgegevens, loggegevens en beveiligingsinformatie;
• gegevens over het gebruik van het Platform, voor zover nodig voor werking, ondersteuning en beveiliging;
• communicatie en supporthistorie.

Wij vragen u om geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens met ons te delen tenzij dit noodzakelijk is voor een overeengekomen dienst en er een geldige wettelijke basis en passende afspraken voor bestaan.

4. Voor welke doelen gebruiken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens onder meer om:

• contactverzoeken en projectaanvragen te beantwoorden;
• offertes en overeenkomsten op te stellen en uit te voeren;
• accounts aan te maken en toegang tot Solveire te leveren;
• abonnementen, betalingen, facturatie en administratie te verwerken;
• ondersteuning te bieden en technische problemen op te lossen;
• het Platform veilig, stabiel en bruikbaar te houden;
• misbruik, fraude en beveiligingsincidenten te voorkomen of onderzoeken;
• onze dienstverlening te verbeteren;
• aan wettelijke en fiscale verplichtingen te voldoen;
• onze rechtspositie te beschermen wanneer dat redelijkerwijs nodig is.

5. Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

Afhankelijk van de verwerking baseren wij ons op één of meer grondslagen uit de AVG:

• uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld voor het leveren van een abonnement, maatwerk of ondersteuning;
• wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor fiscale administratie;
• gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor beveiliging, fraudepreventie, bedrijfsvoering en verbetering van onze diensten, voor zover uw belangen niet zwaarder wegen;
• toestemming, wanneer de wet vereist dat wij vooraf toestemming vragen. Toestemming kan worden ingetrokken zonder dat dit de rechtmatigheid van eerdere verwerking aantast.

6. Gegevens in de Solveire-software

Zakelijke klanten kunnen via Solveire persoonsgegevens van hun eigen medewerkers, klanten, leads, contactpersonen of andere betrokkenen verwerken. Voor deze gegevens bepaalt de klant doorgaans waarom en hoe de gegevens worden gebruikt. De klant is dan verwerkingsverantwoordelijke en Solveire treedt voor de betreffende verwerking in beginsel op als verwerker.

Voor zulke verwerkingen maken wij waar nodig aanvullende afspraken in een verwerkersovereenkomst. De klant blijft verantwoordelijk voor een geldige grondslag, correcte informatie aan betrokkenen en de rechtmatigheid van de gegevens die via Solveire worden verwerkt.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen persoonsgegevens niet. Wij kunnen gegevens wel delen met dienstverleners die nodig zijn om Solveire te exploiteren, zoals:

• hosting-, cloud- en infrastructuurleveranciers;
• database-, beveiligings- en technische dienstverleners;
• betaaldienstverleners, waaronder Mollie, voor het verwerken van betalingen;
• boekhoudkundige en administratieve dienstverleners;
• e-mail- en communicatieleveranciers;
• leveranciers van integraties die u of uw organisatie activeert;
• professionele adviseurs of overheidsinstanties wanneer dit wettelijk verplicht of noodzakelijk is.

Op deze website verwerken wij projectaanvragen via Cloudflare. Aanvragen worden opgeslagen in Google Firebase/Firestore en e-mailberichten worden verzonden via onze mailbox bij Vimexx. Wij gebruiken deze leveranciers om uw aanvraag te ontvangen, te bewaren en te beantwoorden. Wij beperken de toegang tot dergelijke gegevens tot personen die deze voor hun werkzaamheden nodig hebben.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers kunnen persoonsgegevens verwerken vanuit of opslaan in landen buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer dat gebeurt, zorgen wij waar vereist voor een passende juridische waarborg, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde standaardcontractbepalingen, en aanvullende maatregelen wanneer die noodzakelijk zijn.

9. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is.

• gegevens over aanvragen en zakelijke correspondentie bewaren wij zolang dit redelijkerwijs nodig is voor opvolging, relatiebeheer en eventuele geschillen;
• account- en gebruiksgegevens bewaren wij in beginsel zolang het account of de overeenkomst actief is en daarna gedurende een beperkte periode voor beveiliging, herstel en afhandeling;
• administratieve en fiscale basisgegevens, waaronder relevante factuurgegevens, bewaren wij in beginsel gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijn;
• gegevens die uitsluitend op toestemming worden verwerkt, verwijderen wij wanneer de toestemming wordt ingetrokken, tenzij een andere grondslag of bewaarplicht geldt.

10. Beveiliging

Solveire treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging en andere onrechtmatige verwerking. De maatregelen worden afgestemd op de aard van de gegevens, de dienstverlening en de relevante risico's.

11. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze websites en software kunnen functionele en technisch noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken gebruiken om de website of software correct te laten werken, sessies te beveiligen en voorkeuren te onthouden. Voor cookies waarvoor wettelijk toestemming nodig is, vragen wij die toestemming vooraf.

Wanneer wij in de toekomst aanvullende analyse- of marketingtechnieken inzetten, passen wij deze verklaring en, waar nodig, onze toestemmingsflow daarop aan.

12. Uw privacyrechten

Wanneer Solveire verwerkingsverantwoordelijke is, kunt u – voor zover de AVG dit recht in uw situatie geeft – verzoeken om:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• overdracht van gegevens in een gangbaar formaat;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Stuur uw verzoek naar info@solveire.nl. Wij kunnen u vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te verifiëren voordat wij een verzoek uitvoeren.

Gaat uw verzoek over persoonsgegevens die een klant van Solveire in zijn eigen omgeving verwerkt? Neem dan in eerste instantie contact op met die organisatie. Wij ondersteunen onze klant waar nodig bij de afhandeling van uw verzoek.

13. Klacht indienen

Heeft u een klacht over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via info@solveire.nl. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde privacytoezichthouder, waaronder in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Minderjarigen

De diensten van Solveire zijn primair gericht op ondernemingen en professionele gebruikers. Wij richten onze dienstverlening niet specifiek op kinderen. Als u vermoedt dat zonder geldige grondslag persoonsgegevens van een minderjarige aan ons zijn verstrekt, kunt u contact met ons opnemen.

15. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, gebruikte leveranciers of wet- en regelgeving verandert. De meest actuele versie publiceren wij op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen kunnen wij klanten of gebruikers aanvullend informeren.